11.4 Ontwikkelingen 2020
Naast de hiervoor beschreven controleactiviteiten die betrekking hebben op 2020 is ook een aantal interne en externe ontwikkelingen te benoemen die van invloed (gaan) zijn op de interne beheersing van de provincie in het algemeen en de werkzaamheden van het Team AO/IC in het bijzonder. Deze ontwikkelingen worden hieronder toegelicht.
Rechtmatigheidsverantwoording Gedeputeerde Staten
Eén van de huidige ontwikkelingen die voor de provincie van belang is, vormt de implementatie van de wetswijziging die erin voorziet dat met ingang van het verslagjaar 2021 Gedeputeerde Staten een rechtmatigheidsverantwoording moet afgeven. Tot en met de Jaarrekening 2020 maakt de controle op de financiële rechtmatigheid onderdeel uit van de controle die de accountant uitvoert op de provinciale jaarrekening. Met ingang van de Jaarrekening 2021 ligt die taak bij Gedeputeerde Staten die, door middel van de Rechtmatigheidsverantwoording, verantwoording afleggen aan Provinciale Staten over de wijze waarop zij invulling hebben gegeven aan deze taak. De accountant zal bij de uitvoering van de jaarrekeningcontrole vaststellen of de Rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Er zijn nog verschillende onzekerheden met betrekking tot de invoering van deze wetswijziging. Zo is nog niet bekend of de Tweede Kamer, mede gelet op de corona omstandigheden, zal instemmen met de invoering van deze wet per 1 januari 2021. Daarnaast is het wachten op de publicatie van de notitie van de commissie BBV over de toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording die moet worden opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Maar ondanks deze onzekerheden is de ambtelijke organisatie in 2020 al gestart met de uitwerking van verschillende operationele aspecten die verband houden met de implementatie van deze wetswijziging.
De invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording is de verantwoordelijkheid van de hele provincie. Daarom moeten niet alleen op operationeel maar ook op strategisch niveau de nodige stappen gezet worden in 2021 om een tijdige, juiste en volledige implementatie van deze wetswijziging mogelijk te maken. Daarbij moet gedacht worden aan het door Provinciale Staten laten vaststellen van de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid. Om op tijd gereed te zijn voor de implementatie van deze wetswijziging wordt, in samenspraak met de accountant, een plan van aanpak opgesteld. In dit plan van aanpak wordt ook aandacht besteed aan de veranderende rollen van Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten, de noodzakelijke wijzigingen in de controleaanpak per proces en de frequentie van het rapporteren van de uitkomsten van deze controles aan Gedeputeerde Staten. Het streven is dit plan van aanpak in maart/april 2021 beschikbaar te hebben.
Impact corona
De impact van corona is groot. Deloitte wijst in zijn managementletter 2020 op de mogelijke risico’s die corona met zich meebrengt voor de provinciale jaarrekening. Niet alleen met betrekking tot de reguliere processen, maar vooral ook met het oog op een aantal specifieke jaarrekeningdossiers. Deze specifieke jaarrekeningdossiers zijn:
- Claims (schade bij infrastructurele werken en onderhoudsprojecten
- Debiteurenvorderingen
- Subsidieverstrekking en – vaststellingen
- Deelnemingen en verbonden partijen
- Uitgeleende gelden en gewaarborgde geldleningen
Bij de uitvoering van de reguliere interne controles 2020 heeft corona specifiek de aandacht gekregen in de controleaanpak die is gehanteerd. Doel daarvan is om inzicht te krijgen in de mogelijke (financiële) risico’s die zich voor kunnen doen in de reguliere processen en het zich daadwerkelijk voordoen van deze risico’s in de praktijk. Daarnaast is bij het Jaarrekeningproces 2020 specifiek aandacht besteed aan de mogelijke (financiële) effecten van corona op de door Deloitte genoemde dossiers en het inzichtelijk maken van de financiële effecten daarvan. Waar nodig is deze informatie opgenomen in de Jaarrekening 2020. Monitoring van de (mogelijke) financiële effecten van corona voor de provincie Zuid-Holland vindt ook in het verslagjaar 2021 plaats.
Nieuw inkoopsysteem (PINK)
In het voorjaar van 2021 wordt het nieuwe inkoopsysteem in gebruik genomen. In 2020 is uitvoerig aandacht besteed aan de inventarisatie van de mogelijkheden die dit nieuwe systeem biedt voor, bijvoorbeeld, de beheersing van risico’s op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid van de inkopen en de informatievoorziening die daarbij een rol speelt. Hierbij kan gedacht worden aan nieuwe rapportages die ervoor zorgen dat relevante informatie sneller toegankelijk wordt waardoor controlewerkzaamheden efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Bij de uitvoering van de interne controles over het verslagjaar 2021 zal expliciet aandacht worden besteed aan de werking van dit nieuwe inkoopsysteem in het algemeen en de aanwezigheid en de werking van de belangrijkste beheersmaatregelen in het bijzonder.
Handreiking Subsidies (commissie BBV)
In januari 2019 heeft de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) de notitie ‘Verantwoording van subsidies’ gepubliceerd en aangevuld met vragen en antwoorden die gepubliceerd zijn in mei 2020. Doel hiervan is om richtlijnen op te stellen ten behoeve van de administratieve verwerking van subsidies, in overeenstemming met het baten- en lastenstelsel. De verwachting van vooral de provincies was echter dat invoering hiervan zou leiden tot een onevenredige verzwaring van de administratieve lasten van veel provincies en gemeenten. In een poging dit negatieve effect zoveel als mogelijk te beperken is besloten dat Provinciale Staten een grensbedrag mogen vaststellen dat bepalend is voor de wijze waarop de meerjarige subsidielasten van subsidies verwerkt moeten worden. De lasten van subsidies die zich onder dit grensbedrag bevinden moeten in één keer in de exploitatie worden opgenomen, terwijl de lasten van subsidies boven het grensbedrag toebedeeld moeten worden aan de jaren waarop zij betrekking hebben. Het definitief vaststellen van deze grens door Provinciale Staten zal in de eerste helft van 2021 plaats moeten vinden.