11.3 Interne controle 2020
Reguliere interne controles
De interne controles over 2020 zijn door het team Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) uitgevoerd volgens het door Gedeputeerde Staten in december 2019 vastgestelde Concern Interne Controle Plan 2020. Met dit plan geven Gedeputeerde Staten uitvoering aan de toetsing van artikel 18 van de ‘Financiële verordening Provincie Zuid-Holland 2017’. Hierin is opgenomen dat Gedeputeerde Staten jaarlijks zorg dragen voor de interne controle op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de (financiële) rechtmatigheid van de beheershandelingen.
De volgende interne controles zijn in 2020 uitgevoerd:
- Verwerven en aannemen (Inkopen, aanbesteden, prestatielevering en factuurbetaling, grondadministratie);
- Verstrekken en vaststellen subsidies;
- Genereren van inkomsten (onderdeel Overige opbrengsten);
- Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Betalingsverkeer);
- Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Salarissen);
- Planning en Control (onderdeel Begrotingsuitvoering).
Naast de hiervoor genoemde interne controles zijn in 2020 ook, in samenwerking met de IT-auditor van de accountant, delen van de IT-audit uitgevoerd. Hierbij worden gedurende het jaar diverse controlewerkzaamheden uitgevoerd om een oordeel te vormen over de betrouwbaarheid en de integriteit van de geautomatiseerde omgeving van de organisatie.
Naar aanleiding van de in 2020 uitgevoerde interne controles zijn met de proceseigenaren en het management afspraken gemaakt om de opzet, bestaan en werking van de processen en beheersmaatregelen, waar nodig, verder te verbeteren.
Aanvullende interne controles/onderzoeken
Naast de reguliere interne controles is in 2020 ook een aantal aanvullende interne controles/onderzoeken uitgevoerd. De aanleiding om deze uit te voeren kan divers zijn. Zo kunnen bestuur en management een verzoek doen voor de uitvoering van een bijzonder onderzoek; kan de accountant adviseren om bepaalde onderwerpen nader te onderzoeken of geven ontwikkelingen in de externe omgeving aanleiding om dergelijke controles te initiëren. De in 2020 uitgevoerde aanvullende interne controles/onderzoeken hebben vooral betrekking op de verdere verbetering/uitbreiding van de bestaande (interne) controles en het reageren op externe ontwikkelingen.
Een belangrijk aanvullend onderzoek waarvan de uitvoering in 2020 is gestart, betreft de beheersing van materiële investeringsprojecten. Bij de controle op de specifieke financiële verantwoording van materiële investeringsprojecten is geconstateerd dat noodzakelijke correcties op een laat moment worden geconstateerd én worden doorgevoerd. Het niet tijdig, juist en volledig verwerken van dergelijke correcties kan ertoe leiden dat de (tussentijdse) sturingsinformatie niet optimaal is, waardoor zowel financiële als imago-risico’s zich kunnen voor doen. Mede naar aanleiding van deze constatering heeft het Team AO/IC in de maanden januari/februari 2020, in overleg met de accountant, een tussentijdse controle uitgevoerd op onderdelen van de projectadministraties die relevant waren voor de Jaarrekening 2019. Daarnaast zijn met zowel de betrokken medewerkers als met de accountant in 2020 gesprekken gevoerd om deze tussentijdse controles inhoudelijk verder vorm te geven en structureel in te bedden in de (jaarlijkse) werkzaamheden van het Team AO/IC. Uitgangspunt is om dit in 2021 gerealiseerd te hebben.